Podwójny obieg
Ta sama faktura potrafiła wejść do procesu więcej niż raz, a stąd już krok do podwójnej dekretacji albo podwójnej płatności.
enova365 · KSeF · Dodatek dedykowany Case study — obieg dokumentów 
Jeden dokument, jeden wydruk — kontrola wydruków KSeF
Faktury zakupowe wpadają do enova365 prosto z Krajowego Systemu e-Faktur — a stamtąd, wydrukowane, ruszają w papierowy obieg po firmie. Problem w tym, że standardowo ten sam dokument można wydrukować dowolną liczbę razy, bez śladu kto i kiedy. Zbudowaliśmy mechanizm, który pilnuje zasady „jeden dokument = jeden wydruk". Systemowo, a nie regulaminem. Poniżej wdrożenie u klienta z regionu częstochowskiego.
Wyzwanie
Faktura, która krąży po firmie dwa razy
Dokumenty pobrane z KSeF lądują na wspólnej liście, z której korzysta wielu pracowników. Każdy z nich może wydrukować wizualizację faktury i puścić ją w obieg. I tu zaczynały się kłopoty, narastające z każdym miesiącem i każdą osobą z dostępem do listy:
Drukowanie „na wszelki wypadek"
Pracownik nie widział, czy dokument ktoś już wydrukował i przekazał dalej. Dla świętego spokoju drukował więc swój egzemplarz.
Zero rozliczalności
Nie dało się sprawdzić, które dokumenty poszły już w obieg, kto je wydrukował i kiedy. Historia nie istniała.
Papierowy bałagan
Duplikaty krążyły po firmie, mieszały się w segregatorach i kosztowały: czas, nerwy i toner.
Rozwiązanie
Przycisk, który drukuje i zapamiętuje
Sercem rozwiązania jest nowa czynność „Drukuj i oznacz": przycisk dostępny na liście dokumentów KSeF i na formularzu dokumentu. Jedno kliknięcie robi dwie rzeczy naraz: uruchamia wydruk i trwale oznacza dokument jako wydrukowany. Dla pracownika nic się nie komplikuje: nadal drukuje jednym kliknięciem, tyle że właściwym przyciskiem.
Widoczny status
Oznaczenie zapisuje się w bazie i wyświetla jako kolumna na liście. Każdy od razu widzi, które faktury już poszły w obieg.
Blokada powtórki
Druga próba wydruku kończy się czytelnym komunikatem: dokument nie zostanie wydrukowany ponownie.
Szczelność
Statusu nie da się „odznaczyć" z poziomu interfejsu, a standardowe ścieżki wydruku zostały objęte kontrolą. Furtek nie ma.
Ścieżka awaryjna
Wskazana rola (np. przełożony) może wydrukować dokument ponownie, gdy jest to uzasadnione. Świadomie i bez kasowania historii.
Myśl przewodnia
Problemu nie rozwiązuje regulamin, tylko system, który nie pozwala go złamać
Można było rozesłać zarządzenie „drukujemy tylko raz" i liczyć na pamięć ludzi. Zamiast tego zasada została wbudowana w system: uczciwy użytkownik nie musi o niej pamiętać, a nieuważny nie jest w stanie jej naruszyć. Jednocześnie mechanizm nie jest ślepy na życie — uzasadniony powtórny wydruk pozostaje możliwy, tyle że wymaga świadomej decyzji osoby uprawnionej.
I detal, z którego jesteśmy szczególnie zadowoleni: standardowe przyciski wydruku nie zostały po prostu „wygaszone". Pracownik, który sięgnie po stary, dobrze znany przycisk, zamiast faktury wydrukuje krótką instrukcję, jak zrobić to prawidłowo. Żadnego głuchego kliknięcia, żadnego zgłoszenia „u mnie nie działa": system sam tłumaczy nową zasadę tym, którzy jeszcze o niej nie słyszeli.
Efekt
Co zyskał klient
Jeden dokument = jeden wydruk
Ryzyko podwójnego obiegu faktury wyeliminowane u źródła: nie proceduralnie, lecz technicznie.
Przejrzystość dla wszystkich
Status wydruku widać wprost na liście dokumentów. Koniec drukowania „na wszelki wypadek".
Kontrola zamiast zaufania
Zasady pilnuje system, nie regulamin, którego trzeba doglądać. A mimo to elastyczność dla uzasadnionych wyjątków została zachowana.
Zero zmian w przyzwyczajeniach
Pracownik dalej drukuje jednym kliknięciem, a jeśli sięgnie po stary przycisk, dostanie podpowiedź, nie ścianę.
Od strony technicznej: rozwiązanie zrealizowano jako dodatek w C# do enova365, zintegrowany z mechanizmem czynności i uprawnień programu. Wydruk korzysta z własnego wzorca raportu, niezależnego od konfiguracji bazy, a oznaczanie dokumentu wykonywane jest transakcyjnie — poprawnie także przy jednoczesnej pracy wielu użytkowników. Zakres kontroli dopasowuje się do struktury organizacyjnej standardowym systemem uprawnień enova365.
Mechanizm jest przenośny: analogiczną kontrolę jednokrotnego wydruku można zbudować dla dowolnego typu dokumentów w enova365: od dokumentów magazynowych po kadrowe. Jeśli w Twojej firmie coś „nie powinno drukować się dwa razy", wiemy, jak to załatwić.
